Legal

Política de privacidad

Última actualización: 2 de agosto de 2026

Esta política explica cómo KLOSIONS TIC, S.L. trata los datos personales en dos situaciones distintas, que conviene no mezclar: cuando alguien visita este sitio web o nos escribe, y cuando un cliente usa la aplicación Orquidia para procesar sus facturas. El papel que asumimos no es el mismo en cada caso.

1. Responsable del tratamiento

2. Los dos papeles

2.1 Web y contacto comercial — somos responsables

Cuando nos escribes, pides una demostración o nos llamas, KLOSIONS TIC decide para qué se usan tus datos y es, por tanto, responsable del tratamiento.

• Datos: nombre, empresa, correo electrónico, teléfono y el contenido de tu mensaje.
• Finalidad: atender la solicitud, preparar y realizar la demostración, y remitir la propuesta comercial.
• Base legítima: tu consentimiento al escribirnos y, en su caso, la aplicación de medidas precontractuales a petición tuya (art. 6.1.a y 6.1.b RGPD).
• Conservación: mientras dure el contacto comercial y, después, durante los plazos de prescripción legal.

2.2 La aplicación — somos encargados

Los documentos que un cliente sube a Orquidia —facturas de proveedor y los datos que contienen— son de ese cliente. Él decide qué se procesa y para qué; nosotros lo tratamos por cuenta suya y siguiendo sus instrucciones. KLOSIONS TIC actúa aquí como encargado del tratamiento (art. 28 RGPD), y la relación se formaliza en el contrato de encargo firmado con cada cliente.

• Datos: los que figuren en los documentos que el cliente suba —normalmente datos identificativos y fiscales de proveedores, personas de contacto e importes—, además de los datos de acceso de sus usuarios y las credenciales de conexión con Wolters Kluwer, que se guardan cifradas.
• Finalidad: extraer la información del documento, permitir su validación y registrarla en el sistema de gestión del propio cliente.
• Conservación: mientras esté vigente el contrato. A su finalización, los datos se devuelven o suprimen según lo pactado. El archivo definitivo de la factura es el propio ERP del cliente.
• No hay uso propio: no explotamos comercialmente el contenido de los documentos ni lo cedemos a terceros ajenos a la prestación del servicio.

3. Uso de inteligencia artificial

La lectura de los documentos se apoya en modelos de inteligencia artificial. Como esto implica enviar el contenido de las facturas a un tercero, conviene decir con precisión qué se envía, a quién y bajo qué condiciones.

• Proveedor: Anthropic Ireland, Limited, sociedad irlandesa sujeta a Derecho de la Unión Europea, a través de su API comercial.
• Qué se envía: el texto extraído del documento por reconocimiento óptico de caracteres —que se realiza en nuestros propios servidores— y, solo cuando ese texto no es legible, la imagen del documento. Nunca se envían las credenciales de conexión del cliente.
• Entrenamiento: los términos comerciales de Anthropic establecen que los datos de la API no se utilizan para reentrenar sus modelos. Esta restricción se aplica por defecto, sin configuración adicional.
• Conservación en el proveedor: hasta 30 días en los registros operativos de la API, conforme a las condiciones de Anthropic vigentes en cada momento.
• Transferencias internacionales: amparadas en las Cláusulas Contractuales Tipo aprobadas por la Comisión Europea (Módulo 2) y en el acuerdo de tratamiento de datos incorporado al contrato.
• Decisiones automatizadas: no las hay. La inteligencia artificial propone los datos, pero ninguna factura se registra sin que una persona la valide expresamente.

4. Destinatarios y encargados

Para prestar el servicio intervienen los siguientes proveedores, todos ellos vinculados por contrato de encargo:

Fuera de estos casos, no se ceden datos a terceros salvo obligación legal.

5. Seguridad

• Todo el tráfico viaja cifrado (HTTPS).
• Las credenciales y los tokens de conexión con Wolters Kluwer se guardan cifrados en la base de datos, separados por cliente.
• La base de datos no está expuesta a internet.
• Se realizan copias de seguridad diarias, con retención limitada.

6. Tus derechos

Puedes ejercer los derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación del tratamiento, portabilidad y oposición, así como retirar el consentimiento prestado en cualquier momento.

Para ejercerlos, escribe a hola@orquidia.es o a la dirección postal indicada, con la referencia «RGPD — orquidia.es» y acompañando copia de un documento que acredite tu identidad.

Si los datos se tratan dentro de la aplicación de un cliente, dirige la solicitud a ese cliente, que es el responsable; nosotros le daremos el apoyo necesario para atenderla.

Si consideras que el tratamiento no se ajusta a la normativa, puedes presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es).

7. Cambios en esta política

Esta política puede actualizarse cuando cambien el servicio o la normativa. La fecha de la última revisión figura al principio. Los cambios relevantes para los clientes se comunican además por los cauces previstos en el contrato.